Règles essentielles I
- Objet : L’objet d’un courrier professionnel doit annoncer clairement sa finalité.
- Destinataire : Les coordonnées et la qualité du destinataire doivent être vérifiées.
- Formule d’appel : La formule d’appel doit être adaptée au destinataire et au contexte professionnel.
Règles essentielles II
- Corps : Le corps du message doit être structuré, factuel et compréhensible.
- Pièce jointe : Une pièce jointe annoncée doit effectivement être jointe et correctement nommée.
- Orthographe : Un document professionnel doit être relu avant diffusion.
Règles essentielles III
- Confidentialité : Un courrier contenant des données sensibles doit utiliser le circuit autorisé.
- Copie : Les destinataires en copie doivent avoir une raison professionnelle de recevoir l’information.
- Référence : Une référence de dossier doit être exacte pour éviter les erreurs d’attribution.
- Archivage : Le document envoyé peut devoir être classé selon le plan de classement du service.
Mises en situation
- Une lettre demande un rendez-vous institutionnel.
- Deux structures ont des noms proches.
- Une lettre administrative est rédigée.
- Plusieurs informations doivent être communiquées.
- Le courrier mentionne un formulaire joint.
- Une lettre est terminée.
- Un document médical nominatif doit être transmis.
- Un message sensible est préparé.
- Le courrier cite un dossier.
- Un courrier important est expédié.
Conduites attendues
- Rédiger un objet précis et concis.
- Contrôler l’adresse avant envoi.
- Employer une formule professionnelle appropriée.
- Organiser les idées dans un ordre logique.
- Vérifier la présence du fichier avant envoi.
- Corriger orthographe, noms, dates et références.
- Choisir le canal sécurisé prévu.
- Limiter les copies aux personnes autorisées.
- Vérifier la référence.
- Conserver la trace selon la procédure.
Pièges à éviter
- Utiliser un objet vague sans rapport.
- Envoyer au premier résultat trouvé.
- Utiliser une formule familière.
- Mélanger demandes et détails sans structure.
- Envoyer sans vérifier.
- Envoyer dès la première saisie.
- Utiliser une messagerie personnelle non autorisée.
- Mettre toute l’équipe en copie par habitude.
- La reconstituer de mémoire.
- Supprimer toute copie immédiatement.